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手書き日報写真の共有で、日報を提出するための移動時間がゼロに!手配作業・管理業務を一元化することにより現場と事務所の効率化を実現

大谷総業株式会社 左から、取締役副社長 大谷泰祥 氏/取締役 白田正吾 氏/常務取締役 山田誠 氏

大谷総業株式会社

建設工事に無くてはならない仮設足場。大谷総業株式会社は“Safety first 安全にも品質がある”を経営理念に、全ての仮設資材に安全性検査や経年劣化検査を実施し、さらにはそれを使用する従業員の教育にも積極的に取り組んでいる。業務拡大に伴い、現場や事務管理も膨大になり、Excelでの管理には限界が来つつあった。『日報365』は、手配作業や管理業務の効率化に貢献している。

課題
  • 使い慣れたExcelを継続して使いつつ、手配や勤怠管理を効率化させたい
  • 日報が集まるのに時間を要している
  • 日報提出の移動時間がもったいない

導入後の
成果・効果

  • 作業員の手配はドラッグ&ドロップで簡単
  • 自動集計された出面表はExcel出力できて便利
  • 日報の提出は手書き日報をアップロードするだけ
  • 日報を提出する移動時間がゼロに
導入の背景

『日報365』の手配画面を一目で“良いな”と思ったことが導入のきっかけ

愛媛県松山市を拠点に全国で仮設足場の設置工事、仮設資材の貸出などを行っている大谷総業株式会社。業務の拡大に伴い手配や勤怠管理を効率化させたいと考え、各社のホームページを検索し続けて『日報365』と出会ったのがきっかけだという。
「さまざまなサイトを検索して、“勤怠管理”や“手配”などのワードでいろいろ当たってみたところ、相当数の様々な会社やソフトがヒットしました。各社いろいろと検討しましたが、どうもしっくりこない。『日報365』の手配画面を見つけた時に“これだ!”と思いました。

白田 正吾 氏 取締役 白田 正吾 氏

作業員の手配はドラッグ&ドロップするだけの簡単操作。Excelで作成していた手配表の画面がそのままだったので見やすく、使いやすそうな気がしました。一目で良いなと思い、すぐオーク情報システムさんに連絡しました。2019年の4月でしたかね。
当社の社長、副社長にも話をして、実際に説明に来てもらい、導入を決めるまでの期間は短く、早かったかもしれません」と導入のきっかけを作った白田取締役は当時を振り返る。

日勤と夜勤を分けて管理できることも便利で良い

日勤と夜勤を分けて手配・管理ができるシステムになっているのも便利でありがたいですね。当社は建物内部に組み立てる足場工事も多く、特に百貨店や小売店などでは夜間に足場を組むことが多いです。
夜勤は勤務体系や単価も違ってくるので、日勤と同じ現場の管理だと間違いやすくなります。その点、分けて管理できるので非常に重宝する機能ですね」と白田取締役。

導入後の成果・効果

作業員の手配はドラッグ&ドロップで簡単、出面集計もExcelに自動集計され便利

「実際に使ってみると第一印象どおりでした。作業員の手配はドラッグ&ドロップで簡単、出面集計もExcelに自動集計されて便利です。手配作業は本社と、神奈川の関東支店で並行して行っていますが、とても使いやすいですね。出面の確認が、現場ごと、指定した期間、個人ごとなど、様々な帳票出力ができるので、『日報365』はそういうところにも対応していて良いですね」と白田取締役。

手書き日報を職長がスマートフォンで撮って送ることで、事務所まで日報を提出しに行く時間がゼロに

「当社では各現場の職長が手書きで日報を作成しています。これまでは、10日ごとに職長が紙の日報を事務所に届け、事務スタッフが集計をしていました。
今は終業後に日報を書き終えたらそれを写真に撮って、『日報365』へ写真をアップロードするだけです。

事務スタッフ 事務スタッフによる代理入力

現場の職長は10日ごとに事務所へ日報を届けに行く手間が省け、事務スタッフは10日ごとにまとめられた紙の日報の集計に追われていたのが、毎日その日の分だけの代理入力で済みます。お互いに効率が良く、給与担当者も日々の集計を確認できることで作業が大幅に短縮されました。

また、日々のアップロード作業を行うという一手間を加えることで、今後のすべての作業につながっていきます。省力化、稼働の日々管理、各種請求・清算、給与管理、今後のためのバックデータ整理などへ展開できるため、メリットは大きいと思います」と語る白田取締役。

キーワード検索機能の有効活用

『日報365』のオプション“工事写真保管サービス”は、写真を100万枚まで格納できる。

大谷副社長 取締役副社長 大谷 泰祥 氏

「100万枚というのは“お得感”がありますね。白田が話したように、職長は毎日、紙の日報を撮影してアップロードしてくれるようになりました。この日報写真をキーワード検索で閲覧していますが、写真を開かないとどこの現場の写真かわかりませんでした。そこでオーク情報システムさんに相談したら、写真にカーソルをもっていくことで、現場と更新者情報が表示される機能を実装してくれました。これによって業務が大変楽になりました」と大谷副社長。
『日報365』のキーワード検索は、大谷総業株式会社での使い方が活かされている機能である。

導入後の成果・効果 職長は、撮影した写真をスマートフォンでアップロードするだけで報告完了。当日の「日付」と「現場」が自動的にセットされるので面倒な操作は不要。