手配業務の効率化と工数集計業務の削減を実現。「日報365」にデータを集約し、業務システムとの連携も可能に

手配業務の効率化を目指し、「日報365」の導入を決定

創業60年以上の歴史を持つ株式会社大木組は、高所作業のとび工事を主力に、コンクリート工事、掘削工事等を行う建設エンジニアリング会社だ。
同社では、建設会社から工事を受注し、協力会社を含む技能工約1,400名を現場へ手配している。常に百数十の現場が稼働する中、それぞれの現場の状況を正確に把握し、そこに最適なスキルを持った技能工を、最適な人数で手配する必要がある。
株式会社大木組 取締役 管理部長 大木康全氏は当時のことを次のように振り返る。

「当時は、月末にならないと各現場の正確な作業人数を知ることができなかったので、手配のたびに、現場に連絡して状況を把握しなければなりませんでした。その上、手配の管理をExcelで行っていたので、修正のたび入力して確認する、という手間がかかっていました」。加えて、百数十の現場の月次の工数集計を手動で行っていたため、担当者は月末の残業を余儀なくされていたという。

そうした状況下の2015年9月、オーク情報システムから建設業向け日報・出面システム「日報365」の提案を受けた。大木氏は「『日報365』は、スマートフォンベースのため、現場の職長に入力してもらうことで業務効率も上がり、さらに、どの現場に誰が入っているのかをリアルタイムに知ることができます。現場の月次工数集計も自動で計算してくれるので、まさに当社の課題をすべて解決してくれるものだと思いました」と話す。

「日報365」の導入を決定した同社は、オーク情報システムとプロジェクトチームを立ち上げ、同社の業務に合わせたカスタマイズ要件とスムーズな導入方法について週2回のペースで定例会議を重ねていった。

工数集計の自動化で残業時間を大幅に削減

2016年4月、同社の「日報365」が本稼働し、手配業務の効率化やリアルタイムでの手配状況の把握が実現された。工事本部 工事部長 大塚崇史氏は「リアルタイムでの把握ができると、現場間での技能工の人数調整が容易になります。もっといえば、次の現場への手配を予測するようなことも可能になってきます」と解説する。

さらに、月末の工数集計にかかっていた時間も大きく削減されたと大塚氏は続ける。「月末になると、担当者は工数集計に時間がとられ、他の仕事がまったくできない状態でした。「日報365」導入後は、工数集計が自動化され、業務負荷が50%ぐらいに削減されました。
おかげで、本業に時間を割く余裕が生まれ、残業時間も35％削減でき、とても助かりました」。この残業時間の大幅な削減は、業務改善事例としてスーパーゼネコン主催の協力会社改善事例全国大会で発表され、高い評価を得た。

手配情報の入力で作業員の勤怠管理もできるようになり、協力会社の業務効率化にも繋がっている

なお、「日報365」の利用を開始する際には、オーク情報システムが同社の関連部署や協力会社に向けた説明会で運用方法をレクチャーし、操作マニュアルを配布するなど、導入を支援した。

操作説明などの導入支援をオーク情報システムが徹底して行ったことで、協力会社の職長も現場からスマートフォンで簡単に入力できるように