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手配業務の効率化と工数集計業務の削減を実現。「日報365」にデータを集約し、業務システムとの連携も可能に

株式会社大木組 左から 取締役 管理部長 大木 康全 氏/工事本部 工事部長 大塚 崇史 氏/管理部 安全グループ 大庭 章史 氏

株式会社大木組

高所作業のとび工事を主力とする株式会社大木組では、業務の効率化を目指し「日報365」を導入。協力会社を含む技能工1,400名の手配業務効率化やリアルタイムでの手配状況の把握、工数集計の自動化により残業時間の削減を実現した。さらに「日報365」を中核とした業務システム(見積請求システム、安全関係システム、産廃管理システム)と連携する仕組みを開発し、データの一元化による業務の効率化を図っている。

課題
  • Excelを利用した煩雑な手配業務を簡単にしたい
  • 残業が発生していた工数集計業務を削減したい
  • 手配状況をリアルタイムで把握したい
  • バラバラに管理されていた情報を集約したい

導入後の
成果・効果

  • スマートフォンを利用することで手配が簡単
  • 工数集計自動化により残業時間が約35%削減
  • 手配状況をリアルタイムかつ一目でわかりやすく表示
  • 「日報365」にすべてのマスタデータを集約
導入の背景

手配業務の効率化を目指し、「日報365」の導入を決定

創業60年以上の歴史を持つ株式会社大木組は、高所作業のとび工事を主力に、コンクリート工事、掘削工事等を行う建設エンジニアリング会社だ。
同社では、建設会社から工事を受注し、協力会社を含む技能工約1,400名を現場へ手配している。常に百数十の現場が稼働する中、それぞれの現場の状況を正確に把握し、そこに最適なスキルを持った技能工を、最適な人数で手配する必要がある。
株式会社大木組 取締役 管理部長 大木康全氏は当時のことを次のように振り返る。

「当時は、月末にならないと各現場の正確な作業人数を知ることができなかったので、手配のたびに、現場に連絡して状況を把握しなければなりませんでした。その上、手配の管理をExcelで行っていたので、修正のたび入力して確認する、という手間がかかっていました」。加えて、百数十の現場の月次の工数集計を手動で行っていたため、担当者は月末の残業を余儀なくされていたという。

そうした状況下の2015年9月、オーク情報システムから建設業向け日報・出面システム「日報365」の提案を受けた。大木氏は「『日報365』は、スマートフォンベースのため、現場の職長に入力してもらうことで業務効率も上がり、さらに、どの現場に誰が入っているのかをリアルタイムに知ることができます。現場の月次工数集計も自動で計算してくれるので、まさに当社の課題をすべて解決してくれるものだと思いました」と話す。

「日報365」の導入を決定した同社は、オーク情報システムとプロジェクトチームを立ち上げ、同社の業務に合わせたカスタマイズ要件とスムーズな導入方法について週2回のペースで定例会議を重ねていった。

導入後の成果・効果

工数集計の自動化で残業時間を大幅に削減

2016年4月、同社の「日報365」が本稼働し、手配業務の効率化やリアルタイムでの手配状況の把握が実現された。工事本部 工事部長 大塚崇史氏は「リアルタイムでの把握ができると、現場間での技能工の人数調整が容易になります。もっといえば、次の現場への手配を予測するようなことも可能になってきます」と解説する。

さらに、月末の工数集計にかかっていた時間も大きく削減されたと大塚氏は続ける。「月末になると、担当者は工数集計に時間がとられ、他の仕事がまったくできない状態でした。「日報365」導入後は、工数集計が自動化され、業務負荷が50%ぐらいに削減されました。
おかげで、本業に時間を割く余裕が生まれ、残業時間も35%削減でき、とても助かりました」。この残業時間の大幅な削減は、業務改善事例としてスーパーゼネコン主催の協力会社改善事例全国大会で発表され、高い評価を得た。

写真 手配情報の入力で作業員の勤怠管理もできるようになり、協力会社の業務効率化にも繋がっている

なお、「日報365」の利用を開始する際には、オーク情報システムが同社の関連部署や協力会社に向けた説明会で運用方法をレクチャーし、操作マニュアルを配布するなど、導入を支援した。

写真 操作説明などの導入支援をオーク情報システムが徹底して行ったことで、協力会社の職長も現場からスマートフォンで簡単に入力できるように

「日報365」に業務データを集約 各種業務システムの連携を実現

「日報365」の導入によって、技能工マスタや元請マスタなどの業務に関わるさまざまなデータが「日報365」に集約されることとなった。従来、業務データが別々に管理されていることを課題としていた同社では、「日報365」への業務データ集約をさらに推し進めていった。
「日報365」をマスタデータベースと位置づけ、あらゆるマスタデータをここに集約し、他の業務システムを連携させていく。データを一元化できれば、事務業務の大幅な効率化が図られると考えたからだ。

まず、長年改修せず使い勝手が悪くなっていた見積請求システムのリニューアルから始まり、安全書類を管理する安全関係システム、産廃集計データを管理する産廃管理システムを開発し、これらシステムのマスタデータはすべて「日報365」に集約した。「日報365」を中核にしたこの連携システムは2017年4月に完成。クラウド上で構築されているため、閲覧権限を付与するだけで、協力会社からの閲覧・更新も簡単に実現可能だ。

写真 「日報365」を中核に各種業務システムのマスタデータを集約。それぞれを連携させることで業務の効率化を実現

さらなるシステム連携も視野に集約データを分析し経営戦略にも活用

同社では「日報365」を中核にしたこのシステムに、さらなるシステム連携を検討している。管理部 安全グループ 大庭章史氏は「今後は、『日報365』の作業員マスタを活用し、給与計算システムとも連携させたいと考えています。そうすればさらにシステムが一気通貫となって、2重入力などの手間がなくなります」と語る。

大木氏は大庭氏が語った将来展望に補足しながら、次のように言葉を結んだ。「『日報365』上で蓄積された実績データを使い、将来的にはデータ分析を行っていく予定です。そして、その分析結果を今後の経営に役立てていきたいです」。
同社の業務において必要不可欠となった「日報365」は、これからも大木組と協力会社を密接に結びつけ、業務に貢献していくだろう。

企業情報
企業情報

株式会社大木組

〒183-0042 東京都府中市武蔵台3-17-4

http://www.ohki-gumi.co.jp/

創業:1949年3月

従業員数:社員91名(技術85、事務6)

事業内容:とび・土工工事、PC組み立て工事、揚重工事・産廃管理、グラウト注入工事施工計画、図面作成

※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
※当導入事例内容は、「日報365」初期バージョンのものです。

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