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書類削減に必要な実践的ノウハウを公開
~オフィス移転時に考える書類削減と電子化のあり方~

3月から5月のゴールデンウィークまでの期間は、オフィス移転の最盛期です。この時期にオフィス移転が計画されていて、現在準備中という読者もおられることと思います。特に、各部門とのレイアウト調整等を行っている総務部門の移転担当者は、今が一番大変な時期かもしれません。限られたオフィスエリアに効率的なワークプレイスを構築する。そのための一つの方法として「書類削減」は有効ですが、実践は非常に難しいと思います。そこで、これまで筆者が担当したオフィス移転で、実際に書類削減に苦心した移転担当者からお聞きした書類削減のヒントを紹介したいと思います。

例えば、各部門に書類削減の目標を指示したとしても・・・
 

  • ・日常業務が忙しく仕分けしている時間がない
  • ・どうやって仕分けしたら良いのか分からない
  • ・必要な書類なので廃棄したら業務に支障が出る
     

などの抵抗に合い、積極的に協力してもらえないことも多いようです。その場合、トップダウンで各部門長に書類削減を指示してもらうのは非常に効果的です。でも、トップ自身が紙を捨てられない場合も・・・

そこで、以下のような切り口で各部門を説得し、移転までの短期間で書類削減した事例を3つ紹介します。

 

1. 書類削減によるコスト削減効果を具体的な数値で示した例

社員数が200人で、1人当たりの書類量が3段キャビネット2台(約5ファイルメーター)の会社が、書類量を半減させる目標を掲げた場合、都内オフィスの平均賃料の¥5,142/m2(¥17,000/坪)として賃料換算すると、

  1ヶ月で約42万円、1年で約500万円、2年で約1,000万円のコスト削減

になります。決して少ない数字ではないと思いませんか?書類削減に消極的であった人も、協力してくれそうです。しかし、書類削減によるコストメリットは理解されたとしても、実際にどうやって書類を削減していったら良いのか?といった質問も多いようです。次に、書類削減の具体的な方法を示した例を紹介しましょう。
 

2. 書類を3種類に分類し「廃棄」の基準を示した例

作業する人が迷わないような簡単な基準を作ってあげることも効果があるようです。

・「社内保管」 : よく使う
・「外部保存」 : 捨てられないが日常的には必要ない
・「廃棄」 : 1年以内に一度も参照していない 

その際、「廃棄」の基準としては、1年以内に一度も参照されていない保管義務のない書類としていることがミソと言えます。実際に分類を開始すると、「廃棄」に該当する書類がかなりあることに気づかされる人が多いようです。参考までに、NAREMCO(米国記録管理協議会)の調査によると、作成した紙資料の内、1年後に読み返されるものはわずか1%と言われています。実は、筆者も個人保管書類(ファイル)を分類したら、半分以上が「廃棄」に該当していました。しかし、それぞれのファイルには「思い出」が詰まっていて、「廃棄」には抵抗がありました。でも個人的な「思い出」の保管場所にも賃料が掛かっていることを肝に銘じ、思い切って「廃棄」しました。「思い出」と決別する勇気を持つことが、書類廃棄への近道なのかもしれませんね。ただし、保存が義務付けられている書類もありますから注意が必要です。次は、利用頻度は低いが保存義務のある書類を外部保存する際の注意点を紹介します。
 

3. 外部倉庫を活用する場合の注意点

外部倉庫はオフィス賃料より安いので、利用頻度の低い書類を保存する場合にコスト面で効果があると言われています。ちょっと試算してみましょう。

ここでも、都内オフィスの平均賃料の¥5,142/m2(¥17,000/坪)とし、3段キャビネットを使用すると仮定します。この場合、ダンボール1箱に換算した保管費用は、約¥350/月となります。もし、外部倉庫のダンボール1箱の保存費用が、¥120/月とすると、コストが1/3になります。ただし、これは全く書類を出し入れしない場合で、書類を出し入れする場合には、入出庫手数料や配送料が別途掛る場合があります。ほとんど出し入れしない書類が大量にある場合にしか、コストメリットがない場合がありますので注意が必要です。サービス内容や料金体系を良く確認してみてください。

外部倉庫を利用するメリットがあまりないような場合は、賃貸するオフィスビルにある倉庫(ビルのコア部分に倉庫がある場合があります。)を検討してみることをお勧めします。オフィスエリアの賃料よりも安価に貸し出してくれるかもしれません。

 

以上、書類削減のヒントを3つ紹介しましたが、参考になれば幸いです。

 

最後に、不要な書類が削減され、移転が無事完了したら、『書類の電子化』を検討してみては如何でしょう?
一般的に『書類の電子化』には、以下のメリットがあります。

 ・文書管理システムによる検索が可能となり、業務効率が向上する
 ・データの複製で分散保管が可能となり、災害などによる消失を防止できる
 ・暗号化などにより、情報機密を強化できる
 ・保管スペースを削減できる

ただし、『書類の電子化』には相当なコストが掛かります。ですから、既に大幅に削減した書類の中から、さらに電子化によるメリットがある書類を厳選する必要があります。さらに、インデックス化なども非常に重要です。性急に電子化しても、コストに見合うメリットが得られない場合があります。弊社には親会社である大林組の竣工図書や工事情報の電子化など、様々な実績・ノウハウがあります。企画立案・電子化作業・システム構築・運用まで一貫してご支援いたします。

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今回は「オフィス移転時に考える書類削減と電子化のあり方」として、筆者の移転経験を基に書類削減方法のヒントを紹介しましたが、その他、オフィス移転は、ネットワークインフラの更新、無線LANやIPフォンの導入、フリーアドレスに対応したシンクライアントシステム、セキュリティ(入退室管理、生体認証、監視カメラ)なども見直しをする絶好のチャンスです。他の移転工事(間仕切り、照明、空調工事など)と同時に工事することで、工事費用を抑えることも可能です。弊社は、オフィス移転のICT工事で様々な実績・ノウハウがあります。オフィス移転でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

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