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作業日報をデジタル化して工数表の作成を自動化
集計作業時間が約3割削減し、“共通言語”による日報作成も実現

左から、工事主任 丸橋昌哉氏 、管理部 小玉吉弘氏、代表取締役 廣木晴久氏

株式会社ヒロキコーポレーション

創業以来、とび・土工の専門工事に従事する株式会社ヒロキコーポレーションは、大手ゼネコンの協力会社として主に関東一円の大型商業施設や病院、橋などの建設に携わっている。これまで同社は、作業日報の回収と集計に手間がかかるため、工数表の作成に多大な時間がかかるという課題を抱えていた。この問題を解決したのが、クラウド型の建設業向け日報・出面システム「日報365」だ。

課題
  • 職長から作業日報がなかなか集まらず、工数表の作成に時間がかかっていた。
  • 手書きの日報だったため、字が判読できないときには都度、確認する必要があった。
  • 日報の集計作業に時間がかかり、請求、給与計算といった各業務に対する時間的な余裕が少なかった。

導入後の
成果・効果

  • 職長が作成した日報を、リアルタイムに確認することができるようになった。
  • 作業日報を作成する際、プルダウンによる項目選択方式により、記載内容を “共通言語” 化することができた。
  • 日報をデジタル化したことで、集計作業の工数を約3割削減することができた。
導入の背景

工数表の作成や手配に時間がかかるなどの課題が慢性化

特殊技術のプロフェッショナルとして、とび・土工の専門工事に従事する株式会社ヒロキコーポレーション。“安全を最優先に考え 人と地球に優しい企業を目指す” ことを企業理念として掲げ、建設現場の基礎となる足場組立から鉄骨建方、機械据付、さらには橋梁架設に至るまで、多岐にわたる施工に対応している。

代表取締役 廣木 晴久氏

これまで同社は、現場から集めた作業日報を集計して、工数表の作成を行っていた。しかし、紙の作業日報ベースでの処理プロセスでは多くの課題が慢性化していた。それらの問題を解決するために同社が選択したのが「日報365」だ。導入の経緯や実際の効果について、廣木社長と工事主任の丸橋氏にお話を伺った。

業務改善を目指して、作業日報のデジタル化を検討

廣木社長:当社は関東一円の建設現場に携わっており、お声掛けいただければ北海道や九州の現場でも対応させていただいています。どんな現場にも対応できる迅速な機動力が、私たちの大きな強みですね。現在お取引のある元請け会社様は約15社で、常時稼働している現場数は25~30。基本的に各現場には1名ずつ、職長を置いています。作業員の数は、大きい現場なら協力会社様からの応援も含めて20~30名、小さい現場なら4~5名です。

これまで当社では、現場の職長から作業日報を提出してもらい、本社側で集計して、工数表の作成から元請け会社様への請求処理を行っていました。しかし、作業日報にあたっては、期日までに集まらない、字が汚くて読めない、そのため集計作業に多大な時間がかかる、といった数々の悩みを抱えていました。これらの課題を解決するために、作業日報のデジタル化を図ることを考えました。

導入後の成果・効果

現場ではプルダウンで作業日報を作成でき、本社では工数表を自動作成できる点を高く評価

丸橋氏:以前、現場で職長を務めていたのですが、職長の立場で作業日報を書いていたときには、それほど大きなストレスはありませんでした。それが2021年半ばに本社に移ったことで本社側の苦労や大変さを実感しました。そこで「電子日報」「データ化」「建設業」といったキーワードでインターネットを検索し、見つけたのが日報365でした。

日報365については、同業者からも評判を聞いていたため、早速オーク情報システムに来てもらい詳しい説明を聞きました。留意したポイントとしては、新たに導入する仕組みなので、まずは現場での使い勝手がいいか、そして本社側の集計作業や工数表の作成業務を効率化できるかどうかという点です。

工事主任 丸橋 昌哉氏

職長側は工数/出面/車両・資機材に関する項目、具体的には日付や現場名、作業区分、作業内容、職種、作業員名、機材名、契約か常傭かなどをプルダウンで選んでいくだけで作業日報を作成できました。
一方本社側でも、日報365のデータを活用して集計作業を効率化し、工数表を自動作成することができました。これらの点を評価して日報365の導入を決定しました。また、導入に併せて職長が利用するデバイスとしてスマートフォンを配布しました。

集計工数は約3割削減、請求や見積業務に充てられる時間も増加

丸橋氏:日報365の導入によって、本来の目的である本社側の業務改善を図ることができました。作業日報の集計作業は、3~4名のスタッフが担当しているのですが、現場がたくさんあるので、これまではほぼ丸一日、集計作業を行っているスタッフもいました。それが今では、集計作業全体として約3割の工数削減を実現できています。

また集計時間を短縮できたことで、同じスタッフが行う請求や見積業務の時間を増やすことにもつながりました。請求については元請け会社様によってタイミングも異なり、デリケートな作業が求められるのですが、集計データは、締め日を自由に設定できるので、今までよりも余裕を持って作業に取り組むことが可能になりました。見積作成も、新規案件の受注につながる重要な業務ですが、よりスピーディな対応を取ることができるようになったことで、機会損失の低減を実現できていると考えています。

日報365の入力画面例

文字確認の手間が無くなり、“共通言語”での日報作成を実現

丸橋氏:紙の日報だったときに起こっていた「数日分をまとめて出してくる職長がいる。日報がなかなか集まらない」「遠い現場から本社へFAXで送ってもらった日報の文字が汚くて読めない」といった事態も現在では解消されています。日報365で日報を作成してもらえば、そのままクラウドに保存されて、すぐに本社で確認することができます。職長からも“スマートフォンだけで日報を作成できるので良い”という評価の声をもらっています。

廣木社長:もう1点、日報365の導入効果として挙げられるのが、“共通言語”で日報を作成できるようになったことです。以前は同じ作業区分や作業内容でも、職長によって使う用語が異なる場合があり、内容が不明なときにはその都度、確認する必要がありました。しかしプルダウンから項目を選択して日報を作成するプロセスになったことで表記のブレが無くなり、ストレスのないコミュニケーションが実現できていると思います。

丸橋氏:今回オーク情報システムには、日報365の使い方から、現場や元請け会社様など各種マスターの入力方法まで丁寧に教えていただき、非常に助かりました。我々に入力ミスがあったときにもすぐに気付いて修正対応をしていただきました。ITだけでなく建設業の業務ノウハウを持たれている点も、非常に心強かったですね。今後は作業日報だけでなく、これまでの運用を改めて見直し、日報365の手配機能や、写真・ファイル共有機能も活用して、より効率化を図っていきたいと考えています。

廣木社長:日報365はユーザ数に制限がなく、クラウドベースなので現場や作業員などが増えた場合の拡張も容易です。オーク情報システムには、作業日報において、残業時間の内訳が見られるようにならないかとの要望を出したところ、標準機能として実装してもらえるとのことでした。今後もオーク情報システムには、きめ細かい支援を期待しています。

企業情報

株式会社ヒロキコーポレーション

〒371-0821 群馬県前橋市上新田町442-3

https://hirokico.co.jp/

設立:1978年12月

従業員数:44名(2023年1月)

事業内容:土木工事業/建築工事業/とび・土工工事業/橋梁架設工事業/官工事業/鋼構造物工事業/舗装工事業/塗装工事業/機械器具設置工事業/建具工事業/水道施設工事業/内装仕上工事業

※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものです。
※この記事に記載された会社名、製品・サービス名はそれぞれ各社の商標もしくは登録商標です。

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