早稲田大学の所千晴准教授は、環境と共存する循環型社会の構築に向けて、廃棄物や環境汚染物質を有用な粒子と有害な粒子に分離する先端技術の研究を行っています。多忙な研究活動のかたわら、将来を担う学生の卒業論文と修士論文の作成を支援する中、所准教授はいくつかの課題に直面していました。今回は、オーク情報システムのWebベースファイル管理・情報共有システム「PSMS」（Project Sharing & Security Management System）が、いかにして論文提出までの作業を効率化できたかをご紹介します。

［2010.4掲載]

早稲田大学 理工学術院 東京都新宿区大久保3-4-1 http://www.sci.waseda.ac.jp/

成果概要

● Webベースのファイル管理システムをASPで柔軟に提供。 ● ファイル更新履歴の保存など厳密なバージョン管理を実現。 ● 大容量ファイルのアップロード／ダウンロード時間を短縮。

【目次】
■環境に配慮する社会の実現を目指す最先端の技術研究
■正月休みの年末年始に佳境を迎える学生たちの卒論・修論
■渡航先で利便性を実感したPSMSを論文添削に応用
■PSMSのバージョン管理機能で時間や費用のムダを削減
■サポートが充実しているので今後も活用したい

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環境に配慮する社会の実現を目指す最先端の技術研究

研究テーマの「粉体プロセッシング」とはどの様なものでしょうか。

粉体プロセッシングというのは、例えば、廃棄物または環境汚染物質と総称される多種多様な粒子が入り混じった気体や液体から、有用または有害な粒子を分離する操作技術のことです。資源の循環や環境の浄化に不可欠な技術のひとつで、私たち資源循環工学研究室は、その中でも環境負荷の小さい技術の研究に取り組んでいます。

粉体プロセッシングは古くから研究されてきた産業技術ですが、その理論は奥深く、未だに多くの現象が解明されていません。ですが、近年はコンピュータを活用した粉体シミュレーション技術や、種々の高度な実験的な手法が飛躍的に進化し、研究にも大いに役立てられています。

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正月休みの年末年始に佳境を迎える学生たちの卒論・修論

今回、ファイル管理システムを必要とした理由は何でしょうか。

大学では毎年、年末から年始にかけて卒業論文（卒論）と修士論文（修論）の提出に向けた作業が慌ただしくなります。学生の論文作成過程では、教員である私がチェックや添削を行い、学生に戻すといった作業を3～4回繰り返しながら、論文をブラッシュアップしていくのです。しかし、多い時で卒論が10件、さらにほぼ同時期に修論も5件前後並行して進むなど、学生とのやりとりも集中します。メールでのやりとりが頻繁になるとともに、各論文のバージョン管理や変更履歴の保存といったことが負担となっていました。

しかも困ったことに、修正も佳境に入りやりとりの回数が増える時期は、ちょうど正月休みと重なります。大学への出入りも制限される中で、お互いに顔を合わせないまま、学生は卒論・修論の作成を進めなければなりません。また、卒論・修論の分量自体はこの数年間でそれほど変化していませんが、コンピュータシミュレーションの結果を画像やグラフで説明するケースが増えたため、メールに添付するファイルの容量が極端に増大していました。数メガバイト以上の重いファイルをメールに添付して送信することも、もはや困難でした。

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渡航先で利便性を実感したPSMSを論文添削に応用

そのような状況でファイルの受け渡しには何を利用していたのでしょうか。

仕方なく、フリーのファイル転送サービスを利用していました。しかし、情報漏えいの懸念もある一方で、重いファイルをアップロード／ダウンロードするには時間がかかり、ファイルの保存期間も短いので、とても使いにくいと感じていました。
私は学会出席などで海外に出ることが多く、個人的にPSMSを利用した経験がありました。ある時、このサービスは卒論・修論の作成にも活用できるのではないかと考えたのです。

2009年度は卒論が7名、修論は2名が控えており、ちょうどサービスが開始されたばかりのASP型PSMSの活用を決めました。コスト負担も少なく期間限定でリーズナブルに利用でき、学生が普段使っているPCから容易にアクセスできる点も選択の大きなポイントとなりました。

使い始めるにあたり、学生さんたちに戸惑いはありませんでしたか。

PSMSはWindowsのExplorerのようにフォルダを用いた階層構造でのファイルの共有が可能なので、使い始めてからはマニュアルを参照しなくても問題なく活用できたようです。ユーザー登録をした学生が、各自のPCを使って大学内や自宅などからインターネット経由でPSMSに接続し、学生名で作成したプロジェクトフォルダにアクセスします。学生ごとに最新版の論文が表示されるとともに、更新履歴も保存されているので、バージョン管理を間違いなくできるようになりました。

具体的には、2009年12月1日から2010年3月末までの4ヶ月間の利用となりました。特に利用が集中したのは12月25日の初稿提出から、1月29日の卒論提出と2月3日の修論の学科への本提出まででした。PSMSを用いたおかげで、昨年までのような混乱や大変さもなく、各学生とは3～4回のやりとりで論文作成が完了しました。

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PSMSのバージョン管理機能で時間や費用のムダを削減

機能面でのPSMSの感想をお聞かせください。

特にメリットを感じたのは、論文をアップロードした際に関係者にメールで一斉に通知される機能です。いつアップロードされたかをリアルタイムに知ることができました。他にも、「読みましたよ」とか「ここを直しなさい」といったメッセージを同時に伝えられるとともに、送信履歴を時系列に記録できるのも便利でした。学生たちとのやりとりの全体をおさえながら、個別の状況を把握でき、効率的に指導できました。具体的には、次のようなメリットがありました。

• 学生たちの論文作成の進捗をまとめて把握できた
• 一度のメールで学生たち全員を指導することもでき、効率的だった
• 学生たち1人ひとりを個別に指導できた
• 学生ごとの論文修正履歴を確認しやすかった
• 指導教員・学生が学外にいながら利用できた

ファイルを研究室のNAS（ネットワーク接続ストレージ）に保存する必要もなくなり、学外にいても1対1のやりとりが可能になりました。学生たちからも、「他の人に論文や細かい指導の内容を見られることもなく安心して使えました」という意見もあり、利便性を実感しました。学生たちからは、次のような声も出ました。

• 指導教員と1対1で直接やりとりできた
• 指導を他の学生に見られることもなく安心だった
• 学外から利用することもでき、便利だった

コスト効率の面ではいかがでしょうか。

以前利用していたファイル転送サービスと比べて、アップロードやダウンロード時間が半分にまで短縮しました。また、論文を更新していく中で、以前はファイルのバージョン管理が課題でしたが、PSMSなら上書きしても履歴が必ず残るため、安心感がありました。最新版を探すムダな時間も大幅に削減できたと感じています。

そして、今回のようにASPでシステムを利用できればコスト負担も少なく、消耗品扱いで経費申請ができるので大学としては魅力的ですね。

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サポートが充実しているので今後も活用したい

サポートなど、サービス利用中の支援はいかがでしたか。

まず、オーク情報システムは私たちのニーズを細かく汲み取り、使いやすいよう対応していただけたため、とても助かりました。不慣れな学生たちにも優しく接していただき、とても感謝しています。

ありがとうございました。

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